Référence dans le secteur du transport d'énergie, nous exploitons plus de 4700km de pipelines et transportons 35 millions de tonnes de produits énergétiques liquides chaque année, soit 55% de la consommation française d'hydrocarbures.
Acteur engagé de la transition énergétique, nous consacrons une part grandissante de nos capacités de R&D et d’investissement à l’acheminement des énergies nouvelles, en projetant notamment de faire évoluer et d’adapter nos infrastructures pour imaginer le transport de l’énergie de demain.
Intégrer TRAPIL, c'est rejoindre une entreprise à taille humaine dont l'expertise est une force pour avancer dans un secteur en mutation.
En assistance du Codir et du Directeur général en particulier, vous serez son appui dans la réalisation de sa mission en gérant son agenda, en organisant ses réunions en fonction de ses priorités et de sa disponibilité et en le déchargeant de toutes les tâches administratives et de secrétariat. Vous servez d’interface entre votre manager et les membres du Codir, ses principaux collaborateurs.
Ainsi, vos principales missions sont les suivantes :
Organisation de l’agenda du DG et accueil :
Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien du DG et organiser ses réunions en fonction de ses priorités et de sa disponibilité,
Accueillir physiquement les rendez-vous,
Préparer, contrôler et assurer un suivi des dossiers nécessaires à la mission du DG (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions….),
Assister le DG à l'écriture de communications régulières aux salariés,
Préparer et organiser la logistique de différents événements (réunions, déplacements, séminaires, cocktails, …).
Organisation et archivage de la Direction :
Réceptionner et trier le courrier pour présenter au DG les informations essentielles,
Organiser le tri et l’archivage des documents importants et mettre à jour l’information,
Réaliser et suivre les commandes de la Direction via un logiciel propre à la société et les mettre en paiement,
Gérer les notes de frais du DG.
Communication :
Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l’entreprise ou de l’extérieur) aux services concernés à partir des consignes du DG,
Assurer le suivi des abonnements de la Direction,
Accompagner à la finalisation du rapport annuel et participation, avec le service communication, aux communications institutionnelles extérieures.
Pour le Comité de Direction :
Organiser de façon matérielle les Comités, Conseils d’administration et Assemblées Générales, préparer les dossiers : planning, convocations, rassembler les documents nécessaires, envoi.
Participer aux conseils d'administration pour prise de notes, relire les procès-verbaux et comptes rendus divers,
En assurer leur diffusion, leur classement papier et leur archivage,
Maintenir à jour la liste des administrateurs et participants aux différents Conseils, Assemblées générales et Comités (d’Exploitation, Financier, d’Investissement…),
Organiser les déplacements du DG et des membres du Codir.
De formation supérieure bac+2/Bac+3, vous justifiez d'une expérience significative sur un poste similaire.
Sens de la confidentialité et discrétion,
Rigueur et organisation dans la réalisation des missions,
Capacité à travailler dans des délais contraints,
Gestion des priorités et sens de l'anticipation,
Disponibilité, dynamisme et esprit d'initiative,
Aisance relationnelle, sens de l'écoute et de la communication,
Vous maîtrisez le Pack Office et les outils collaboratifs (applications internes et de communication),
Bonne maîtrise de l'anglais attendue.
Nos avantages :
Un package de rémunération composé de :
Salaire attractif selon profil sur 13,5 mois
Participation et Intéressement
Dispositif d’épargne salariale attractif (PEE, PERCOL, abondement de l’entreprise, PERO)
28 jours de congés et 19 jours de repos
Un titre de transport (pass Navigo) pris en charge à 75% par l’entreprise
Des bureaux récents situés à La Défense à côté transports et des commerces, un restaurant d’entreprise et une salle de sport interentreprises.
Pourquoi nous rejoindre ?
En tant qu’employeur, nous valorisons le professionnalisme, la mobilité et l’innovation et avons à cœur de développer les expertises de nos collaborateurs et de les faire évoluer au sein de l’entreprise.
Soucieux de l’égalité professionnelle, la diversité et la mixité, nous accueillons tous les talents.